Em referência ao tema enunciado em epígrafe, a Câmara Municipal de …., pelo ofício nº 5775, de 2001-05-3, solicita à DRAA a emissão de parecer. Cumpre-nos, assim, informar:

1. O D.L. nº 135/99, de 22/04, na redacção que lhe é dada pelo D.L. nº 29/2000, de 13/03, é, na nossa ordem jurídica, o diploma que, de forma sistemática, estatui medidas tendentes à criação de um modelo de administração pública norteada por princípios que visam uma maior aproximação da administração aos cidadãos, consubstanciando-se essa aproximação pela prestação de melhores serviços, pela desburocratização de procedimentos e pelo aumento da qualidade de gestão e funcionamento do aparelho administrativo do estado. Na prossecução destas metas, o legislador adoptou medidas concretas, tais como, a dispensa dos originais dos documentos, prevista no artigo 32º que dispõe o seguinte: Nº 1- Para a instrução de processos administrativos graciosos é suficiente a simples fotocópia de documento autentico ou autenticado. Nº 2- Sem prejuízo da obrigatória recepção da fotocópia a que alude o número anterior, quando haja dúvidas fundadas acerca do seu conteúdo ou autenticidade, pode ser exigida a exibição de original ou documento autenticado para a conferência, devendo para o efeito ser fixado um prazo razoável não inferior a cinco dias úteis. Nº 3- No caso previsto no número anterior, o funcionário apõe a sua rubrica na fotocópia, declarando a sua conformidade com o original. Da análise das normas mencionadas decorre que a anterior redacção do artigo 32º impunha que na instrução de processos administrativos graciosos houvesse, sempre, conferência da fotocópia apresentada com o original ou documento autenticado; ou seja, quem apresentasse uma fotocópia para instrução de um processo administrativo gracioso tinha que, ao mesmo tempo, ser portador do respectivo original ou documento autenticado, para que pela sua exibição o funcionário que a (fotocópia) recebesse efectuasse a respectiva conferência. Por sua vez, a actual redacção introduz a novidade que se consubstancia no facto de a recepção da fotocópia ser sempre obrigatória, devendo a conferência ser feita a posterior (e apenas quando houver fundadas dúvidas sobre o seu conteúdo ou autenticidade) pela exibição do original ou documento autenticado, sendo para tal, fixado um prazo razoável não inferior a cinco dias.
2. O processo administrativo gracioso – diversamente do contencioso, que apenas contempla questões de legalidade -, corresponde a uma determinada forma de actuação dos órgãos da administração, aquela forma que se caracteriza pela observância de determinadas formalidades que ao mesmo tempo constituem o suporte da formação de uma decisão justa, útil e oportuna, e, também, a garantia de defesa contra a arbitrariedade e precipitação das resoluções administrativas.
3. Os processos de concurso para adjudicação de empreitadas, no seu iter procedimental, mais não são do que processos administrativos graciosos, dado que através deles também a administração actua por iniciativa própria produzindo regulamentos concursais, actos administrativos ou contratos administrativos, que, a final, contribuem para a formação de uma resolução administrativa justa, útil e oportuna. Ora perante uma tal caracterização dos processos administrativos, facilmente se conclui que os processos de concurso para a adjudicação de empreitadas se incluem no tipo de processos administrativos graciosos. Daí que lhes sejam aplicáveis as normas do artigo 32º do D.L. 135/99, de 22/04, na redacção que lhe é dada pelo D.L. 29/2000, de 13/03.

Pelo que, por tudo o exposto, concluímos:

1. Com base nas disposições legais em vigor verifica-se que as preocupações do legislador se focalizam na criação de formas de proceder que cada vez mais facilitem quer a tarefa dos administrados quer da administração. No caso concreto da instrução de processos administrativos graciosos prescreve-se a suficiência de fotocópia simples de documento autêntico ou autenticado, cuja recepção é obrigatória e prevê-se que a sua conferência (apenas, fundadas dúvidas sobre o seu conteúdo ou autenticidade) possa ter lugar em momento ulterior ao da apresentação fixando-se para tal um prazo razoável não inferior a cinco dias – cfr. artigo 32º do D.L. 135/99, de 22/04, na redacção que lhe é dada pelo D.L. 29/2000, de 13/03.
2. Aos processos de adjudicação de empreitadas é aplicável o disposto no artigo 32º do D.L. 135/99, de 22/04, sendo suficiente, na instrução destes processos, a simples fotocópia de documento autêntico ou autenticado.

A Chefe de Divisão de Apoio Jurídico (Dra. Maria Margarida Teixeira Bento)