Foi solicitado pela Câmara Municipal de, através do ofício nº, datado de 4 de Junho de 2004, um parecer jurídico à Divisão de Apoio Jurídico desta Comissão de Coordenação, sobre a seguinte questão:

Tendo sido solicitado ao Presidente da Assembleia Municipal a cedência de cópias das gravações de sessões da assembleia municipal, para instruir processos de natureza cível e penal, questionam-nos, a) sobre a obrigatoriedade legal de satisfazer tal pretensão, b) se apenas os membros da assembleia ou qualquer particular pode solicitar a cedência dessas reproduções; c) se pode ser cobrada qualquer taxa pela emissão deste tipo de documentos; d) qual o período de tempo em que os suportes magnéticos devem ser conservados para efeitos de satisfação de pedidos deste tipo? Cumpre-nos informar: a) Nos termos do nº1 do artigo 92º da Lei nº 169/99, de 18 de Setembro, na redacção dada pela Lei nº 5-A/2002 de 11 de Janeiro, estabelece-se e cito “de cada reunião ou sessão é lavrada a acta que contém o resumo no que essencial nela se tiver passado, indicando, designadamente, a data e o local da reunião, os membros presentes e ausentes, os assuntos apreciados, as decisões e deliberações tomadas e a forma e o resultado das respectivas votações e, bem assim, o facto de a acta ter sido lida e aprovada”.

De acordo com os nºs 2 e 4 do mesmo normativo as actas são lavradas sempre que possível por funcionário da Autarquia designado para o efeito e as deliberações dos orgãos só adquirem eficácia depois de aprovadas e assinadas as respectivas actas, ou depois de assinadas as minutas. No mesmo sentido, dispõe o nº4 do artigo nº 27º do Código de Procedimento Administrativo que dispõe e cito: “as deliberações dos orgãos colegiais só podem adquirir eficácia depois de aprovadas as respectivas actas, ou depois de assinadas as minutas nos termos do número anterior”. Na verdade, só a deliberação do colégio reduzida a acta goza de eficácia jurídica e isto porque o que dela consta faz prova legal plena das deliberações tomadas. A importância jurídica da acta é de tal forma grande que a sua falta se equipara, praticamente , em termos de resultados jurídicos, à falta do próprio acto. A importância e relevância das actas advém-lhes ainda de serem um instrumento fundamental para a realização do principio da administração aberta. A acta serve para dar conhecimento aos particulares de tudo o que aí se passou como se lá estivessem estado.

A questão que nos é suscitada prende-se com a possibilidade de facultar cópias de gravações de sessões da Assembleia Municipal. Sobre esta matéria, temos a informar que a gravação ou, por exemplo, um rascunho da acta constituem instrumentos colocados à disposição de quem lavra a acta, mas não constituem o documento final. Neste contexto saliente-se o disposto na alínea a) do nº2 do art.4º da Lei nº 65/93, de 26 de Agosto que dispõe e cito: “Não se consideram documentos administrativos para efeitos do presente diploma: as notas pessoais, esboços, apontamentos, e outros registos de natureza semelhante.” Como vimos acima, só a acta e a minuta assinadas conferem eficácia às deliberações tomadas. Uma cópia de uma gravação da Assembleia Municipal para além de não ser sequer um documento administrativo não tem que ser facultado tendo em conta que o acesso aos documentos previsto designadamente no nº3 do art. 62º do CPA só abrange os documentos administrativos. Não nos abstrairemos porém do facto de que estamos aqui perante a necessidade de instruir processos de natureza cível e penal.

Em matéria de direito penal, um dos princípios norteadores é o princípio da descoberta da verdade, segundo o qual todos estamos obrigados a colaborar com a descoberta da verdade. Consideramos porém que, para efeitos penais, só através de uma ordem judicial é que este tipo de documentos (não administrativos) deverá ser facultado, por se entender que competirá ao juíz encarregue do processo em causa aferir da sua importância enquanto prova. b) Naturalmente que a solução apresentada não difere consoante se trate de um eleito local ou um particular uma vez que os que os argumentos expostos não dependem da qualidade do requerente. c) A cobrança de taxas pela emissão de documentos é tipificada na lei e consta do regulamento da câmara municipal pelo que teria que vir aí expressamente prevista. Obviamente, como pressupomos que essa cópia seja facultada em cumprimento de ordem judicial, não haverá lugar à cobrança de qualquer taxa. d) Como salientámos não sendo essas cópias das gravações das sessões documentos administrativos não existe qualquer período mínimo de conservação.

Caso conste do regimento da assembleia municipal a possibilidade de gravação das sessões da assembleia municipal há que verificar aquilo que sobre essa matéria se encontra aí regulamentado.

A Divisão de Apoio Jurídico (Dra.Joana Janeiro da Costa)